EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen seloste käsittelytoimista (päivitetty 20.8.2020)
1. Rekisterin pitäjä
Hiiden Omaishoitajat ry
Suurlohjankatu 18-22
08100 Lohja
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Minna Mäenpää, minna.maenpaa@hiidenomaishoitajat.fi, p. 040 189 2121
3. Rekisterin nimi
Hiiden Omaishoitajat ry:n tapahtumarekisteriseloste
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä ilmoittautumistietoja yhdistyksen/OmaisOivan tapahtumiin liittyen. Tietoja kerätään, jotta tapahtumiin ilmoittautuneille voidaan viestiä kyseiseen tapahtumaan liittyen. Tämän lisäksi tietoja käytetään käytännön asioiden kuten mahdollisten tarjoilujen järjestämiseen ja koronatilanteesta johtuen varotoimenpiteenä mahdollisten jäljitysketjujen selvittämiseen. Rekisterin yhteystietoja käytetään yhteydenpitoon, viestintään, tilaisuuksien järjestämiseen, palautteen keräämiseen ja tilastointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja: yhteystiedot (jäsenen nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, paikkakunta), mahdolliset muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot esimerkiksi erityisruokavalio, jos tilaisuudessa on tarjoilu.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään joko rekisteröidyltä itseltään tai henkilön valtuuttamalta taustataholta. Tiedot saadaan puhelimitse, sähköpostilla tai kasvokkain haastattelemalla.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Erityisruokavaliotiedot luovutetaan tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä ravitsemuspalveluista vastaavalle taholle. Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisesti tallennetut tiedot: Pääsy yhteystietoihin ja rekisterin ylläpito-oikeus on niillä yhdistyksen työntekijöillä, jotka tietoja työnsä puolesta tarvitsevat tai käsittelevät. Järjestelmä ja varmuuskopiot on suojattu asianmukaisesti. Manuaalinen aineisto: Kopio ilmoittautumislistasta voidaan säilyttää lukollisessa kaapissa rekisterinpitäjän toimitiloissa.
10. Tarkastus- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, pyytää oikaisemaan virheellinen tieto sekä pyytää poistettavaksi tarpeeton tieto. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Kirjalliseksi pyynnöksi hyväksytään myös sähköpostiviesti.